Open Air und Konzerte organisieren

So meine Lieben Freunde, es ist mal wieder Zeit euch mit ein paar neuen Info’s zu füttern! Der Sommer kann ja nun langsam kommen, ich warte auch schon sehnsüchtig darauf! Endlich wieder Grillen und sich mit Freunden irgendwo draußen verabreden, im Garten feiern oder einfach irgendwo auf der Wiese Chillen. Und natürlich ordentlich feiern! Und bei strahlend schönem Wetter ist es draußen natürlich am schönsten! Wer mag schon gerne eine Open Air besuchen, wenn es in strömen regnet und arschkalt ist. Ich mag mir die Nächte gar nicht ausmalen, im komplett durchnässtem Zelt. Muss nicht sein! Aber da stimmt Ihr mir sicher alle zu.

Heute möchte ich euch einmal einen Blick hinter die Kulisse gewähren, wie es so zugeht wenn man selbst ein Open Air organisieren will. Durch viele Umfragen haben wir viel gutes Feedback erhalten und erfreuen uns sehr darüber. Es mögen viele von euch sicher nicht glauben, aber dazu gehört noch einiges mehr als nur eine Bühne aufstellen, Bands einzuladen und Besucher zu werben.

Vorab muss natürlich nach der passenden Location gesucht werden. Grüne Wiesen gibt es in Deutschland ja genug, das ist nicht das Problem. Allerdings muss auch Wasser und Strom zur Verfügung stehen und das wächst ja nun nicht gerade an den Bäumen. Von daher ist die Auswahl da nicht mehr ganz so groß. Wenn der Platz dann feststeht, geht es um das Finanzielle. Nicht selten kostet so ein Open Air mehrere zehntausend Euro. Da wird oft versucht noch einiges über Sponsoren rein zu bekommen. Gern gesehen sind da lokale Radio- und Fernsehsender, aber auch Lokalzeitungen. Natürlich bleibt trotzdem noch ein großer Batzen Geld für einen selber zu wuppen. Und das ist nicht ohne, was wenn die Veranstaltung floppt? Privat kann da kaum jemand für Haften, selbst wenn die Hälfte der kosten von Sponsoren getragen werden.

Hier wird oft eine sogenannte Ausfallbürgschaft in betracht gezogen. Wenn man die Stadt mit einem guten Konzept von der Notwendigkeit des Festivals überzeugt hat, kann die in dem Fall diese Bürgschaft übernehmen, so haftet man nicht mehr selbst für entstandenen Ausfälle und Einbussen. Aber dass ist, wie Ihr euch sicher denken könnt, nicht sonderlich einfach zu bewerkstelligen, nicht jede Stadt legt einfach so für ein Open Air ihre Hand ins Feuer.

Neben noch vielen anderen wichtigen organisatorischen Dingen, sind auch kleinere Dinge wichtig. Zum Beispiel müssen Bauzäune bestellt werden. Sanitäranlagen müssen organisiert werden. Die für den Bühnenaufbau benötigten Teile müssen mit einer Spedition angeliefert werden. Hier hat sich in den letzten Jahren auch uShip bewährt, ein Portal in dem man, ähnlich wie auf Handwerksportalen, verschiedene Transportjobs an Speditionsfirmen vergeben können – diese werden so zu sagen ersteigern, das niedrigste Angebot bekommt den Zuschlag für den Job.

Aber auch endlos viele Dinge, an die wohl keiner beim Schlagwort „Open Air Organisieren“ denken würde müssen abgeklärt werden. Das Wasser muss keimfrei sein, fordert das Gesundheitsamt. Die eingesetzten Angestellten hinter der Bar müssen ein Gesundheitszeugnis vorweisen. Auch das Umweltamt will sicherstellen das nicht irgendwelche nistenden Vögel vertreiben oder seltene Pflanzen zerstört werden. Auch das Amt für Emissionsschutz steht oft auf dem Plan, auch Lärmbelästigung ist ein Thema.

Ihr seht, ein nicht ganz einfaches unterfangen! Wir wünschen euch an ganz, ganz tolle Woche!